Mi pervengono parecchie richieste su come procedere, a livello burocratico, nel caso vi sia una variazione dell'agenzia d'affari, soprattutto in merito alla gestione del registro degli affari.
Per variazione dell'agenzia d'affari intendo, ad esempio, il subingresso, la modifica dei soggetti titolari dei requisiti (soci, amministratore), il trasferimento della sede o il cambio di ragione sociale.
Premetto che l'autorizzazione all'esercizio di un'agenzia d'affari viene sempre rilasciata ad una persona fisica, ovvero al titolare, che deve dichiarare, contestualmente alla Scia, che nei propri confronti non sussistono cause di divieto, di decadenza o di sospensione indicate dall’art. 10 della Legge 31.05.1965, n. 575 e di essere esente da una qualsiasi causa ostativa prevista dagli artt. 11, 12 e 92 del TULPS 8R.D. 773/1931).
Indipendentemente quindi dalla persona giuridica che gestirà l'agenzia d'affari, l'autorizzazione è personale: ritengo che questa sia una premessa importante per riuscire a inquadrare correttamente le casistiche previste. La normativa associa in modo preciso ed esclusivo il registro degli affari al titolare della licenza - persona fisica (in proprio o come legale rappresentante di una società).
Secondo quanto disposto dall’art. 8 del T.U.L.P.S. “Le autorizzazioni di polizia sono personali: non possono in alcun modo essere trasmesse né dar luogo a rapporti di rappresentanza, salvi i casi espressamente preveduti dalla legge. Nei casi in cui è consentita la rappresentanza nell'esercizio di una autorizzazione di polizia, il rappresentante deve possedere i requisiti necessari per conseguire l'autorizzazione e ottenere l'approvazione dell'autorità di pubblica sicurezza che ha concesso l'autorizzazione”.
Secondo quanto disposto dall’art. 115 del T.U.L.P.S. nell'esercizio delle agenzie di affari è ammessa la rappresentanza.
Nel caso, il titolare può nominare un rappresentante che dovrà depositare un'autocertificazione che attesti il possesso dei requisiti morali e l'assenza di pregiudiziali.
Cosa fare in caso di variazione di agenzia d'affari
Per la variazione di un'agenzia d'affari, è necessario presentare al proprio comune (solitamente allo sportello Attività Produttive) una Segnalazione Certificata di Inizio Attività (Scia), che può contemplare i seguenti casi:
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Subingresso - atto secondo il quale viene rilevata un’attività già esistente, dove chi subentra diviene il nuovo titolare e il nuovo intestatario di eventuali autorizzazioni amministrative o licenze. Per il subingresso è necessario un contratto di trasferimento dell'azienda che deve avere la forma di atto pubblico o scrittura privata autenticata da un notaio.
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Trasferimento di sede dell'attività.
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Modifica compagine sociale o ragione sociale.
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Variazione del rappresentante legale della società.
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Variazione o nomina del rappresentante.
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Modifiche strutturali o cambio della destinazione d'uso dei locali.
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Variazione dell'attività, nel caso di modifica del settore di attività o al tariffario (tabella provvigioni)
Cosa fare con il registro degli affari?
La questione è parecchio dibattuta in quanto non ho mai riscontrato delle normative specifiche che chiariscano come gestire il registro degli affari in caso di variazione dell'agenzia d'affari.
E' possibile proseguire con il vecchio registro degli affari, annotandone la variazione intervenuta o è invece necessario un nuovo registro degli affari, inventariando, quale prima operazione, la giacenza trasferita?
Subingresso
Nel caso di vendita dell'attività ad un nuovo soggetto è necessario annotare l'avvenuta cessione sul vecchio registro degli affari e predisporre un nuovo registro degli affari contenente quale prima operazione l'inventario delle merci presenti nel punto vendita al momento del subingresso. Il titolare della licenza di agenzia d'affari sarà infatti una persona diversa.
Trasferimento di sede
Se il trasferimento di sede avviene nello stesso comune è possibile annotare la variazione nello stesso registro degli affari, proseguendo normalmente l'annotazione delle operazioni. Se il trasferimento di sede avviene in un comune diverso, è opportuno predisporre un nuovo registro degli affari, contenente quale prima operazione l'inventario delle merci presenti nel punto vendita al momento del trasferimento. L'organo competente per il registro degli affari è infatti il Comune.
Modifica compagine sociale, ragione sociale, partita Iva
Quando la modifica della compagine sociale, della ragione sociale o della partita Iva non sia conseguenza di un subentro, ritengo che sia sufficiente annotare la variazione nello stesso registro degli affari, proseguendo normalmente l'annotazione delle operazioni, a meno che la modifica non abbia implicato anche il cambio del titolare della licenza. In questo ultimo caso sarà necessario adottare un nuovo registro.
Altre variazioni
In caso di variazione del rappresentante legale della società, del rappresentante o per altre variazioni, è sempre necessario fare riferimento alla persona fisica titolare della licenza. Nel momento in cui il titolare della licenza cambia, il nuovo soggetto sarà chiamato a redigere un proprio registro ex-novo.
In breve la regola è semplice: se cambia il titolare della licenza, serve un nuovo registro; se invece il titolare non cambia, l'eventuale variazione di altri elementi è ininfluente e quindi basta tenerne conto in un'annotazione apposita nel registro che rimane il medesimo.
In ogni caso è opportuno sentire l'ufficio di P.S. del Comune (che solitamente provvede alla vidimazione dei registri) per avere un parere. Nel caso il parere del Comune si discosti dalle indicazioni esposte, è consigliabile conservare (e allegare al registro) la dichiarazione scritta.
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