Come abbiamo visto, un mercatino dell'usato che opera su mandato di terzi opera per conto di un privato. Al momento della vendita di un bene incassa la somma per suo conto e la deve custodire.
Da sottolineare che l'agenzia d'Affari deve custodire tutta la somma incassata e non solamente la parte relativa al rimborso.
Nel mese relativo alla vendita dell'oggetto l'agenzia d'Affari provvederà alla fatturazione delle provvigioni e potrà quindi disporre unicamente delle relative provvigioni.
In caso di controllo da parte degli organi competenti l'agenzia d'affari deve essere in grado di poter documentare in modo assolutamente preciso le somme custodite. La mancata documentazione potrebbe far scattare delle importanti sanzioni sul piano amministrativo ma anche penale.
Per schematizzare:
| Vendita del bene | --> | Si carica il conto custodia |
| Rimborso al venditore | --> | Si scarica il conto custodia per la parte di rimborso |
| Emissione fattura | --> | Si scarica il conto custodia per la parte di provvigione |
Ovviamente per redigere in modo preciso il registro delle somme in custodia è necessario un software di gestione che preveda la generazione automatica dello stesso. In alternativa è sufficiente un registro manuale dove riportare, giorno per giorno il totale del conto custodia, così come schematizzato nel seguente esempio.
| Data | Operazione | Carico | Scarico | Riporto |
| 01/10/2010 |
Riporto pagina precedente |
--- |
--- |
345,00 |
| 05/10/2010 |
Vendite odierne |
500,00 |
--- |
845,00 |
| 21/10/2010 |
Rimborsi odierni |
--- |
100,00 |
745,00 |
| 31/10/2010 |
Fatture odierne |
--- |
500,00 |
245,00 |
Puntualizzo infine che, nel caso l'agenzia d'affari sia obbligata a redigere la contabilità con il regime ordinario, i movimenti relativi al conto custodia vanno assolutamente contabilizzati in prima nota.
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