La contabilità di un mercatino dell'usato
La gestione della contabilità di un mercatino dell'usato, impostato come agenzia d'affari può essere parecchio articolata e, molto spesso, anche gli stessi consulenti si trovano in difficoltà visto che le operazioni necessarie spaziano in vari ambiti.
Ho condensato qui la mia personale esperienza in questo settore e quella della mia azienda a favore di chi mi segue e che fa questo lavoro, pensando anche ai consulenti e ai commercialisti dei mercatini dell'usato italiani.
Premetto che la contabilità, in base alla forma giuridica dell’azienda e al volume d’affari, può essere redatta in forma semplificata oppure ordinaria.
Non includo in questa analisi l'impostazione forfettaria (ex regime dei minimi), in quanto per effetto delle nuove disposizioni è abbastanza raro che un'agenzia d'affari possa essere ricompresa nel volume d'affari previsto per la categoria con Ateco 46.19.02.
Una delle differenze più sostanziali tra le due impostazioni è la necessità, per la contabilità ordinaria, di evidenziare anche le risultanze patrimoniali e non solo quelle economiche.
Gli ambiti gestionali nei quali si articola il rapporto con il cliente è basato su un contratto di mandato, il quale prevede due importanti concetti che potrebbero risultare onerosi dal punto di vista gestionale, ovvero:
-
le vendite sono effettuate in nome e per conto di un privato e la relativa fattura emessa rappresenta le provvigioni maturate;
-
viene impostato con il cliente privato un contratto di custodia delle somme per gli importi incassati.
Le fatture vengono quindi emesse per le provvigioni trattenute e non per gli oggetti venduti, la relativa vendita è effettuata infatti in nome e per conto di un privato. Si veda a tal proposito l'interpello dell'agenzia delle entrate che ho già pubblicato.
Come confermato dall'interpello, le fatture di vendita relative alle provvigioni, devono essere emesse al momento del rimborso.
In merito al registro di custodia delle somme, il mandato di vendita solitamente prevede che il gestore, al momento dell’incasso di un bene venduto, ne custodisca l’importo fino al rimborso che sarà quindi eseguito per intero, trattenendo la provvigione.
Da qui la necessità di redigere un apposito registro di somme in custodia che evidenzi le somme custodite dal gestore per conto del privato venditore.
Le caparre in un mercatino dell'usato
Va inoltre evidenziato che il punto vendita normalmente utilizza le caparre attive (versate dai clienti acquirenti) che talvolta vengono “dimenticate” e quindi trattenute dal gestore, generando delle sopravvenienze attive.
Le caparre versate, scaricate, annullate o intascate, dovrebbero essere evidenziate in un apposito registro caparre.
La prescrizione sulle vendite
Infine è necessario non trascurare la procedura di prescrizione rimborsi che si attiva trascorso un anno dalla vendita di un bene, nel caso il venditore non si preoccupi ad incassare le sue spettanze.
Anche in questo caso, la prescrizione delle vendite rappresenta (per la parte non rimborsata) una sopravvenienza attiva. Le provvigioni relative alle prescrizioni, a titolo precauzionale, vanno comunque fatturate.
Contabilità semplificata di un mercatino dell'usato
Generalmente in contabilità semplificata vanno gestiti:
-
il registro Iva delle vendite;
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il registro Iva degli acquisti;
-
il registro delle liquidazioni Iva mensili o trimestrali;
-
i costi estranei al regime Iva (paghe, ecc.).
In aggiunta, specificatamente per questo tipo di attività è opportuno gestire:
-
le somme in custodia;
-
le caparre;
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le prescrizioni.
A fine anno, andranno evidenziate:
- le sopravvenienze attive generate dalle caparre intascate e dalla prescrizione delle vendite;
-
ammortamenti, ratei, risconti.
Tali scritture dovranno essere evidenziate nel registro Iva degli acquisti.
Il regime semplificato prevede che la contabilità sia gestita per cassa e non per competenza. Ciò vuol dire che per poter inserire in contabilità i costi e le fattura, devono essere stati pagati. Per effetto di questa impostazione, la rilevazione, a fine anno, delle fatture da emettere per la parte delle provvigione relativa a vendite effettuate e non ancora liquidate non deve più essere effettuata.
Contabilità ordinaria di un mercatino dell'usato
In contabilità ordinaria è necessario imputare anche la parte patrimoniale dell’attività ed è quindi indispensabile gestire il registro somme in custodia.
Vendite giornaliere
Al momento della vendita di un oggetto, o meglio dell'incasso di una somma in nome e per conto di un cliente privato, si instaura un contratto di custodia. È quindi necessario rilevarla con una scrittura contabile analoga alla seguente:
Conto incassi
a Somme in custodia
Ovviamente il conto incassi dovrà poi confluire nei corretti conti patrimoniali previsti.
Conto incassi a
Cassa (incassi contanti)
Banca c/c (incassi tramite Pos)
Assegni incassati (incassi per assegni)
Rimborsi del giorno
Al momento del rimborso delle spettanze al cliente venditore viene evidenziato lo scarico del conto somme in custodia.
Somme in custodia
a Conto incassi
Il conto incassi verrà sempre chiuso in base alle risultanze di cassa.
Conto incassi
a Cassa (pagamenti per contanti)
a Assegni emessi (pagamenti per assegni)
Emissione fattura di provvigioni
Il momento del rimborso delle spettanze coincide con la fine del contratto di mandato ed esaurisce la custodia delle somme.
Come da interpello, è questo il momento dell’effettuazione dell’operazione ai fini Iva e va quindi emessa la fattura di provvigioni.
Cliente nome e cognome
a Ricavi da provvigioni
a Iva a debito
(per la parte di provvigione)
Somme in custodia
a Cliente nome e cognome
(per la parte di rimborso)
In questo modo il cliente risulterà chiuso e il conto somme in custodia sarà stato regolarmente scaricato.
Annullamento Vendite
Nelle operazioni giornaliere, potrebbe verificarsi l’annullamento di una o più vendite con conseguente rimborso dell’importo pagato, in contanti o a mezzo di buono acquisto. La scrittura, in questo caso è la seguente:
Somme in custodia
a Conto Incassi
Caparre
Le caparre rappresentano quote patrimoniali, versate da un cliente acquirente, a garanzia dell’obbligazione di acquisto di un bene. Oltre al versamento di una nuova caparra potrebbe anche verificarsi la rettifica in aumento di una caparra già esistente che risulta sempre essere una variazione patrimoniale. Le scritture sono le seguenti:
Conto Incassi
a Caparre
(accensione o rettifica caparre)
L’acquisto del bene e il pagamento del saldo (oppure la restituzione della caparra in caso di rinuncia all'acquisto e in base alle procedure del punto vendita), estingue la caparra.
Caparre
a Conto incassi
(estinzione / rettifica caparre)
Infine è da prevedere la possibilità che una caparra versata venga intascata dal gestore a seguito del mancato adempimento dell’obbligazione.
Caparre
a Sopravvenienze attive
Prescrizione delle vendite
Nel caso il cliente non richieda il pagamento delle sue spettanze, entro un anno dalla vendita, queste somme rappresentano delle sopravvenienze attive.
In caso di prescrizione, la fattura di provvigioni va comunque emessa, a titolo precauzionale e registrare come già indicato.
Per registrare la sopravvenienza attiva per la parte non rimborsata al cliente, che andrà ovviamente a scaricare il conto somme in custodia, si procede come segue.
Somme in custodia
a Sopravvenienze attive
Le casistiche, come si può notare, sono abbastanza articolate.
Il software J2K Premium, specifico per il mercatino dell'usato e sviluppato dalla mia azienda è in grado di gestire tutta la problematica, anche in modo automatico Ad esempio, con il modulo J-RacG, il software è in grado di produrre un flusso, contenente tutti i dati relativi alle fatture emesse, compatibile con i principali software per commercialisti e quindi importabile direttamente, senza la necessità di dover imputare manualmente, in prima nota, le singole fatture.
Ovviamente il software prevedere la redazione automatica del registro delle somme in custodia e quello delle caparre.
Operazioni di fine anno
In contabilità ordinaria, le operazioni di fine anno devono includere le fatture da emettere per la parte delle provvigioni relative a vendite effettuate e non ancora liquidate.
Oltre alle fatture da emettere, sia per l'ordinaria che per la semplificata, andranno rilevate le sopravvenienze attive relativamente alla prescrizione delle vendite e alle caparre intascate.
Fatture da emettere
La quota relativa alle fatture da emettere, qualora il software di gestione preveda la tenuta del registro somme in custodia, si può agevolmente rilevare da questo registro.
E’ sufficiente verificare, al 31/12 dell'anno precedente, il saldo delle somme in custodia, rilevare la parte relativa alle provvigione e scorporare l'Iva, applicando l'aliquota prevista.
È importante ricordarsi di stornare l’eventuale importo delle fatture da emettere calcolato per l’anno precedente e quindi presente ad inizio anno.
Fatture da emettere
a Ricavi da provvigioni
(rilevazione fatture da emettere al 31/12)
Ricavi da provvigioni
a Fatture da emettere
(storno fatture da emettere anno precedente)
Ricordo che il presente contenuto non sostituisce alcun parere in relazione a casi specifici.
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